Zarządzanie jakością to fundament funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw. Stworzenie przejrzystych procedur postępowania i reguł kontroli jakości to pierwszy krok do tego, by oferować klientom rozwiązania na najwyższym poziomie, a jednocześnie zoptymalizować koszty realizacji procesów. Ważnym elementem organizacji w duchu ISO jest poprawne tworzenie dokumentacji systemu zarządzania jakością. Zobacz, czym jest i jak ją tworzyć.
Czym jest system zarządzania jakością zgodny z ISO 9001?
System zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001 to zbiór zasad opisanych w normie, które mają zastosowanie do każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i rodzaju. ISO 9001 zawiera wymagania dotyczące zarządzania i organizacji pracy w firmie, które powinny być spełnione, aby uzyskać certyfikat ISO 9001. Wdrożenie tego systemu polega na opisaniu tego, jak pracuje firma, w postaci procedur i instrukcji, a także na przeszkoleniu pracowników w zakresie wymagań normy ISO 9001. Wdrożenie systemu ISO 9001 powinno być potwierdzone poprzez zewnętrzną certyfikację, która poświadczy, że firma spełnia wymagania tej normy.
Po co potrzebna jest dokumentacja związana z ISO?
W codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa powstają tysiące dokumentów, od których prawidłowego wypełnienia oraz obiegu zależą efekty pracy. I choć może się wydawać, że dokumentacja SZJ nie należy do gamy kluczowych, nie należy jej lekceważyć. Prawidłowo prowadzona:
- pozwala udowodnić zgodność procedur firmowych z wymogami konkretnych norm ISO,
- umożliwia prowadzenie audytów zarządzania jakością oraz kontroli – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych,
- ułatwia ujednolicenie procedur postępowania w zakładzie – gdy są one spisane i dobrze zorganizowane „na papierze”, łatwiej podążać krok po kroku za nimi,
- zwiększa skuteczność szkolenia pracowników w zakresie wymogów ISO – do dokumentacji zawsze można zajrzeć, aby rozwiać wątpliwości i uzyskać więcej informacji.
Warto też pamiętać, że norma ISO 9001 wprost wymaga sporządzenia pisemnych procedur działania.
Jaka dokumentacja jest niezbędna w ramach ISO?
Jeśli firma wdrożyła zarządzanie jakością w oparciu o normy ISO, musi przygotować pisemne wersje procedur związanych z:
- nadzorem obiegu dokumentów w firmie,
- nadzorem nad zapisami,
- nadzorem nad wyrobami niezgodnymi,
- audytami wewnętrznymi,
- działaniami zapobiegawczymi i korygującymi.
Niezbędne jest także przygotowanie na piśmie zasad firmowej polityki jakości oraz księgi jakości.
Im bardziej szczegółowo i precyzyjnie opisane procedury, tym mniejsze jest ryzyko powstania nieprawidłowości na jakimkolwiek etapie podejmowanych działań. Dlatego – nie tylko z uwagi na wymogi ISO – warto zatroszczyć się o rzetelne sporządzenie dokumentacji SZJ oraz jej przejrzyste przedstawienie pracownikom. Warto rozważyć również odpowiednie szkolenia i kursy dla kadry pracowniczej, które pomogą wdrożyć i utrzymać SZJ w przedsiębiorstwie.
