Jak rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne?

Delegacje, czyli inaczej podróże służbowe, szczególnie w niektórych branżach są codziennym elementem pracy. W związku z tym podlegają przepisom prawa pracy i rozmaitym szczegółowym regulacjom. Dowiedz się, jakie są obowiązki pracownika i pracodawcy w zakresie delegacji, jak je rozliczać i o czym pamiętać, wysyłając pracownika w podróż w obrębie kraju lub za granicę.

Czym są delegacje?

Delegacja to powszechnie określane pojęcie oznaczające wyjazd służbowy. Zapoznając się z kodeksem pracy, można znaleźć szczegółowe wytyczne dotyczące tego, co można uznać za delegację, a czego nie. Dotyczy ona pracowników (a więc osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę) wykonujących na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy lub miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy.

Zgodnie z zapisami kodeksu pracy koszty związane z podróżą służbową pokrywa pracodawca. Istnieje jednak kilka warunków, które muszą być spełnione, by taki obowiązek zaistniał, co można wywnioskować z powyższej krótkiej definicji. Zgodnie z prawem pracy aby podróż spełniała warunki delegacji, musi:

• odbywać się na polecenie pracodawcy – najczęściej sporządzane na piśmie,
• obejmować wykonanie zadania służbowego,
• być realizowana poza stałym miejscem pracy lub miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Warto przy tym pamiętać, że miejsce wykonywania pracy jest obowiązkowo określane w umowie o pracę. Nieco inne ustalenia obowiązują jednak w przypadku kierowców zawodowych i przedstawicieli innych podobnych zawodów, ponieważ ich miejsce pracy w sensie terytorialnym co do zasady jest zmienne. Stałe wykonywanie zadań służbowych w różnych miejscach i terminach wynikające z organizacji nie jest delegacją i nie wiąże się z charakterystycznymi dla niej przywilejami i specyficznymi regulacjami w prawie pracy.

W tym miejscu należy również rozróżnić pojęcie oddelegowania od podróży służbowej. Oddelegowanie ma miejsce wtedy, gdy pracownik jest na pewien określony czas przydzielony do wykonywania pracy poza miejscem wskazanym w umowie o pracę. Sporządza się wówczas aneks do umowy wskazujący nowe miejsce pracy.

Należności w delegacji krajowej

Zgodnie z prawem każdemu pracownikowi wyjeżdżającemu w delegację przysługują należności na pokrycie związanych z nią kosztów takie jak:

• diety,
• zwrot kosztów dojazdu,
• zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg,
• należności za inne wydatki.

Diety są ekwiwalentem na pokrycie kosztów wyżywienia. Pełna dieta w podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę i jest naliczana za cały czas trwania delegacji. Jeśli delegacja krajowa trwa krócej niż 24, ale dłużej niż 12 godzin, pracownikowi przysługuje pełna dieta. Jeśli zaś delegacja trwa od 8 do 12 godzin, przyznaje się połowę diety. Natomiast w przypadku podróży trwających ponad 24 godziny za każdą rozpoczętą, ale trwającą mniej niż 8 godzin dobę przyznaje się połowę diety. Pełne świadczenie przysługuje, jeśli podróż trwa przynajmniej 8 godzin kolejnej doby.

Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dieta ulega pomniejszeniu. Nie przysługuje zaś w ogóle, jeśli w podróży służbowej pracownikowi zapewniono pełne wyżywienie (co najmniej 3 posiłki)

Kolejnym świadczeniem jest zwrot kosztów za nocleg w kwocie widocznej na fakturze. Jeśli pracownik nie przedstawi takiego dokumentu, otrzymuje ryczałt w wysokości 150% diety. Prawo do ryczałtu przysługuje, jeśli nocleg trwał przynajmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7 rano. Jeśli to pracodawca zapewnia nocleg w podróży służbowej, ryczałt nie przysługuje.

Koszty transportu również są zwracane na podstawie przedstawionych przez pracownika faktur lub rachunków. W tym przypadku pracodawca może jednak określić rodzaj środka transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży. Pracownik zmieniając bez wyraźnego uzasadnienia środek transportu, naraża się na odmowę pokrycia kosztów podróży – w tym przypadku pracodawca ma bowiem takie prawo.

W przypadku braku odpowiednich dokumentów przysługuje ryczałt za transport – 20% diety. Pracownik może udać się w podróż służbową prywatnym środkiem transportu za zgodą pracodawcy. Wówczas zwrot kosztów następuje w oparciu o pokonany dystans, w przeliczeniu na każdy kilometr i w zależności od rodzaju środka transportu.

Należności w delegacji zagranicznej

Prawo pracy stanowi, że pracownikowi przysługują należności zarówno w podróży krajowej, jak i w tej zagranicznej. Wysokości tych należności regulują zaś odpowiednie rozporządzenia.

Wysokość diet różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się delegacja. Za każdą pełną dobę w podróży przysługuje 100% diety, natomiast za każdą rozpoczętą i trwającą:

• do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
• od 8 do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej,
• ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Gdy pracownik ma zapewnione darmowe, całodzienne wyżywienie, wypłaca się 25% diety. Jeśli jest ono częściowe, dieta również zostaje odpowiednio pomniejszona.

Zwrot kosztów noclegu przydzielany jest na podstawie przedstawionych faktur lub rachunków. Jeśli nie zostaną dostarczone, wypłaca się 25% limitu ryczałtu za nocleg. Jego wysokość jest zależna od kraju, w którym odbywa się podróż.

Dojazdy rozlicza się tak samo jak w przypadku krajowych delegacji. Przysługuje również ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z lub do dworca, lotniska czy portu w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej lub w miejscowości, w której odbywał się nocleg. W podróży zagranicznej przyznaje się również ryczałt związany z poruszaniem się na miejscu w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę.

W każdej podróży służbowej można się również ubiegać o zwrot dodatkowych kosztów, takich jak przejazd autostradą, wstęp na wydarzenie branżowe itd. W przypadku delegacji zagranicznych możliwości zwrotu kosztów są nieco szersze – przy dłuższych wyjazdach można się ubiegać o zwrot kosztów przewozu bagażu samolotem czy leczenia.

Delegacja a ewidencja czasu pracy

Delegacja służbowa nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. To oznacza, że nawet jeśli pracownik wykonuje zadania poza stałym miejscem pracy, należy prawidłowo uwzględniać jego godziny pracy w dokumentacji kadrowej.

W praktyce warto rozróżnić dwa aspekty:

• czas pracy w delegacji – jest to czas faktycznego wykonywania obowiązków służbowych (np. udział w spotkaniach, prowadzenie samochodu służbowego, praca z laptopem w hotelu), który powinna objąć ewidencja czasu pracy,
• czas samej podróży – nie zawsze stanowi czas pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy podróż służbowa poza normalne godziny pracy nie jest traktowana jako czas pracy, chyba że pracownik w tym czasie faktycznie wykonuje obowiązki służbowe (np. prowadzi samochód, przygotowuje dokumenty, sporządza raporty).

Ważne jest również, że:

• podróż w godzinach pracy zawsze wlicza się do czasu pracy,
• jeśli przejazd odbywa się poza godzinami pracy i nie jest związany z wykonywaniem obowiązków, nie wlicza się do ewidencji, choć pracownikowi przysługuje dieta i inne należności delegacyjne,
• noclegi czy odpoczynek podczas delegacji nie są traktowane jako czas pracy, chyba że pracownik w tym czasie ma obowiązek pozostawać w dyspozycji pracodawcy (np. dyżur).

Dla pracodawcy oznacza to konieczność precyzyjnego dokumentowania, kiedy pracownik w podróży służbowej faktycznie pracował, a kiedy jedynie się przemieszczał. Dla pracownika – świadomość, że sama delegacja nie oznacza automatycznie zaliczenia całego wyjazdu do czasu pracy.

Szkolenia z prawa pracy

Delegacje krajowe i zagraniczne to tylko jeden z obszarów nastręczających trudności formalnych osobom zajmującym się prawem pracy oraz kadrami i płacami. Chcąc zdobyć wiedzę dotyczącą przepisów prawa oraz praktycznej strony rozliczeń warto sprawdzić szkolenia z prawa pracy oraz kadrowo-płacowe. Wiele z tego typu szkoleń i kursów nich ma postać praktycznych warsztatów połączonych z analizą prawdziwych przypadków z życia, pozwala to nie tylko zapoznać się z zasadami prawa prawa pracy, ale przećwiczyć w praktyce kwestie przygotowania poprawnych rozliczeń delegacji.