Jak rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne?

,
Delegacje krajowe i zagraniczne

Delegacje, czyli inaczej podróże służbowe, szczególnie w niektórych branżach są codziennym elementem pracy. W związku z tym podlegają przepisom prawa pracy i rozmaitym szczegółowym regulacjom. Dowiedz się, jakie są obowiązki pracownika i pracodawcy w zakresie delegacji, jak je rozliczać i o czym pamiętać, wysyłając pracownika w podróż w obrębie kraju lub za granicę.

Czym są delegacje?

Delegacja to powszechnie określane pojęcie oznaczające wyjazd służbowy. Zapoznając się z kodeksem pracy, można znaleźć szczegółowe wytyczne dotyczące tego, co można uznać za delegację, a czego nie. Dotyczy ona pracowników (a więc osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania albo spółdzielczej umowy o pracę) wykonujących na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy lub miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Według kodeksu pracy koszty związane z podróżą służbową pokrywa pracodawca. Istnieje jednak kilka warunków, które muszą być spełnione, by taki obowiązek zaistniał, co można wywnioskować z powyższej krótkiej definicji. Zgodnie z prawem pracy aby podróż spełniała warunki delegacji, musi:

  • odbywać się na polecenie pracodawcy – najczęściej sporządzane na piśmie,
  • obejmować wykonanie zadania służbowego,
  • być realizowana poza stałym miejscem pracy lub miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Warto przy tym pamiętać, że miejsce wykonywania pracy jest obowiązkowo określane w umowie o pracę. Nieco inne ustalenia obowiązują jednak w przypadku kierowców zawodowych i przedstawicieli innych podobnych zawodów, ponieważ ich miejsce pracy w sensie terytorialnym co do zasady jest zmienne. Stałe wykonywanie zadań służbowych w różnych miejscach i terminach wynikające z organizacji nie jest delegacją i nie wiąże się z charakterystycznymi dla niej przywilejami i specyficznymi regulacjami w prawie pracy.

W tym miejscu należy również rozróżnić pojęcie oddelegowania od podróży służbowej. Oddelegowanie ma miejsce wtedy, gdy pracownik jest na pewien określony czas przydzielony do wykonywania pracy poza miejscem wskazanym w umowie o pracę. Sporządza się wówczas aneks do umowy wskazujący nowe miejsce pracy.

Należności w delegacji krajowej

Zgodnie z prawem każdemu pracownikowi wyjeżdżającemu w delegację przysługują należności na pokrycie związanych z nią kosztów takie jak:

  • diety,
  • zwrot kosztów dojazdu,
  • zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg,
  • należności za inne wydatki.

Diety są ekwiwalentem na pokrycie kosztów wyżywienia. Pełna dieta w podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę i jest naliczana za cały czas trwania delegacji. Jeśli delegacja krajowa trwa krócej niż 24, ale dłużej niż 12 godzin, pracownikowi przysługuje pełna dieta. Jeśli zaś delegacja trwa od 8 do 12 godzin, przyznaje się połowę diety. Natomiast w przypadku podróży trwających ponad 24 godziny za każdą rozpoczętą, ale trwającą mniej niż 8 godzin dobę przyznaje się połowę diety. Pełne świadczenie przysługuje, jeśli podróż trwa przynajmniej 8 godzin kolejnej doby.

Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dieta ulega pomniejszeniu. Nie przysługuje zaś w ogóle, jeśli w podróży służbowej pracownikowi zapewniono pełne wyżywienie (co najmniej 3 posiłki)

Kolejnym świadczeniem jest zwrot kosztów za nocleg w kwocie widocznej na fakturze. Jeśli pracownik nie przedstawi takiego dokumentu, otrzymuje ryczałt w wysokości 150% diety. Prawo do ryczałtu przysługuje, jeśli nocleg trwał przynajmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7 rano. Jeśli to pracodawca zapewnia nocleg w podróży służbowej, ryczałt nie przysługuje.

Koszty transportu również są zwracane na podstawie przedstawionych przez pracownika faktur lub rachunków. W tym przypadku pracodawca może jednak określić rodzaj środka transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży. Pracownik zmieniając bez wyraźnego uzasadnienia środek transportu, naraża się na odmowę pokrycia kosztów podróży – w tym przypadku pracodawca ma bowiem takie prawo.

W przypadku braku odpowiednich dokumentów przysługuje ryczałt za transport – 20% diety. Pracownik może udać się w podróż służbową prywatnym środkiem transportu za zgodą pracodawcy. Wówczas zwrot kosztów następuje w oparciu o pokonany dystans, w przeliczeniu na każdy kilometr i w zależności od rodzaju środka transportu.

Należności w delegacji zagranicznej

Prawo pracy stanowi, że pracownikowi przysługują należności zarówno w podróży krajowej, jak i w tej zagranicznej. Wysokości tych należności regulują zaś odpowiednie rozporządzenia.

Wysokość diet różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się delegacja. Za każdą pełną dobę w podróży przysługuje 100% diety, natomiast za każdą rozpoczętą i trwającą:

  • do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
  • od 8 do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej,
  • ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Gdy pracownik ma zapewnione darmowe, całodzienne wyżywienie, wypłaca się 25% diety. Jeśli jest ono częściowe, dieta również zostaje odpowiednio pomniejszona.

Zwrot kosztów noclegu przydzielany jest na podstawie przedstawionych faktur lub rachunków. Jeśli nie zostaną dostarczone, wypłaca się 25% limitu ryczałtu za nocleg. Jego wysokość jest zależna od kraju, w którym odbywa się podróż.

Dojazdy rozlicza się tak samo jak w przypadku krajowych delegacji. Przysługuje również ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z lub do dworca, lotniska czy portu w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej lub w miejscowości, w której odbywał się nocleg. W podróży zagranicznej przyznaje się również ryczałt związany z poruszaniem się na miejscu w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę.

W każdej podróży służbowej można się również ubiegać o zwrot dodatkowych kosztów, takich jak przejazd autostradą, wstęp na wydarzenie branżowe itd. W przypadku delegacji zagranicznych możliwości zwrotu kosztów są nieco szersze – przy dłuższych wyjazdach można się ubiegać o zwrot kosztów przewozu bagażu samolotem czy leczenia.

Szkolenia z prawa pracy

Delegacje krajowe i zagraniczne to tylko jeden z obszarów nastręczających trudności formalnych osobom zajmującym się prawem pracy oraz kadrami i płacami. Chcąc zdobyć wiedzę dotyczącą przepisów prawa oraz praktycznej strony rozliczeń warto sprawdzić szkolenia z prawa pracy oraz kadrowo-płacowe. Wiele z tego typu szkoleń i kursów nich ma postać praktycznych warsztatów połączonych z analizą prawdziwych przypadków z życia, pozwala to nie tylko zapoznać się z zasadami prawa prawa pracy, ale przećwiczyć w praktyce kwestie przygotowania poprawnych rozliczeń delegacji.

3 odpowiedzi na „Jak rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne?”

  1. Awatar Hanka
    Hanka

    Przy obecnych cenach euro i dolara nie będzie zaraz nikogo stać na podróże zagraniczne. Teraz wszystko online i tak się odbywa w większości firm!

  2. Awatar Luke
    Luke

    Czy jeśli pracodawca wysyła mnie w zagraniczną podróż służbową to ma obowiązek pokryć koszt ubezpieczenia podróżnego? co jeśli zginie mi bagaż albo będę potrzebował leczenia?

    1. Awatar Redakcja
      Redakcja

      Zdecydowanie koszt zakupu dodatkowego ubezpieczenia podróży leży po stronie pracodawcy. Nie jest on co prawa zobowiązany do jego zakupu, ale w przypadku wysłania pracownika w delegację ponosi odpowiedzialność za jego leczenie itp.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *