Kategorie
Jakość

Dokumentacja systemu zarządzania jakością

Zarządzanie jakością z roku na rok nabiera znaczenia. W polityce zapewniania wysokiej jakości produktów i usług ważne znaczenie ma dokumentacja systemu zapewnienia jakości. Poznaj jak ją przygotować i czym powinna się charakteryzować.

Zarządzanie jakością to fundament funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw. Stworzenie przejrzystych procedur postępowania i reguł kontroli jakości to pierwszy krok do tego, by oferować klientom rozwiązania na najwyższym poziomie, a jednocześnie zoptymalizować koszty realizacji procesów. Ważnym elementem organizacji w duchu ISO jest poprawne tworzenie dokumentacji systemu zarządzania jakością. Zobacz, czym jest i jak ją tworzyć.

Czym jest system zarządzania jakością zgodny z ISO 9001?

System zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001 to zbiór zasad opisanych w normie, które mają zastosowanie do każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i rodzaju. ISO 9001 zawiera wymagania dotyczące zarządzania i organizacji pracy w firmie, które powinny być spełnione, aby uzyskać certyfikat ISO 9001. Wdrożenie tego systemu polega na opisaniu tego, jak pracuje firma, w postaci procedur i instrukcji, a także na przeszkoleniu pracowników w zakresie wymagań normy ISO 9001. Wdrożenie systemu ISO 9001 powinno być potwierdzone poprzez zewnętrzną certyfikację, która poświadczy, że firma spełnia wymagania tej normy.

Po co potrzebna jest dokumentacja związana z ISO?

W codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa powstają tysiące dokumentów, od których prawidłowego wypełnienia oraz obiegu zależą efekty pracy. I choć może się wydawać, że dokumentacja SZJ nie należy do gamy kluczowych, nie należy jej lekceważyć. Prawidłowo prowadzona:

  • pozwala udowodnić zgodność procedur firmowych z wymogami konkretnych norm ISO,
  • umożliwia prowadzenie audytów zarządzania jakością oraz kontroli – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych,
  • ułatwia ujednolicenie procedur postępowania w zakładzie – gdy są one spisane i dobrze zorganizowane „na papierze”, łatwiej podążać krok po kroku za nimi,
  • zwiększa skuteczność szkolenia pracowników w zakresie wymogów ISO – do dokumentacji zawsze można zajrzeć, aby rozwiać wątpliwości i uzyskać więcej informacji.

Warto też pamiętać, że norma ISO 9001 wprost wymaga sporządzenia pisemnych procedur działania.

Jaka dokumentacja jest niezbędna w ramach ISO?

Jeśli firma wdrożyła zarządzanie jakością w oparciu o normy ISO, musi przygotować pisemne wersje procedur związanych z:

  • nadzorem obiegu dokumentów w firmie,
  • nadzorem nad zapisami,
  • nadzorem nad wyrobami niezgodnymi,
  • audytami wewnętrznymi,
  • działaniami zapobiegawczymi i korygującymi.

Niezbędne jest także przygotowanie na piśmie zasad firmowej polityki jakości oraz księgi jakości.

Im bardziej szczegółowo i precyzyjnie opisane procedury, tym mniejsze jest ryzyko powstania nieprawidłowości na jakimkolwiek etapie podejmowanych działań. Dlatego – nie tylko z uwagi na wymogi ISO – warto zatroszczyć się o rzetelne sporządzenie dokumentacji SZJ oraz jej przejrzyste przedstawienie pracownikom. Warto rozważyć również odpowiednie szkolenia i kursy dla kadry pracowniczej, które pomogą wdrożyć i utrzymać SZJ w przedsiębiorstwie.