Kiedy polecenia przekazywane pracownikom są niejasne, a niedomówienia i plotki dominują w rozmowach w zespole, trudno o zachowanie wysokiej wydajności działania, nie mówiąc już o dobrej atmosferze. To jeden z kluczowych powodów, dla którego efektywna komunikacja wewnętrzna powinna być ważnym aspektem zarządzania przedsiębiorstwem. Jak ją zbudować?
Filarami efektywnej komunikacji wewnętrznej (internal communication) są:
- rzetelne i przejrzyste przekazywanie informacji związanych z działalnością przedsiębiorstwa na bieżąco – również pracownikom na niższych szczeblach,
- polityka „otwartych drzwi” – zapewniająca możliwość dwukierunkowego porozumienia i feedbacku,
- jasna polityka komunikacyjna – precyzyjne ustalenie, do kogo i w jaki sposób powinny docierać poszczególne typy komunikatów (np. ustalenie, że wiadomości dotyczące kluczowych zmian w firmie zostaną przesłane wszystkim pracownikom, np. przy pomocy platformy elektronicznej, a te dotyczące konkretnych działów będą omawiane na spotkaniach zespołów z kierownikami bezpośrednio),
- dbałość o budowaniu relacji (poziomych i pionowych) opartych na otwartości, zaufaniu i szacunku.
Zadanie to jest zatem poważnym wyzwaniem. Firma, aby mu sprostać, powinna wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kreowanie polityki komunikacyjnej. Może się tym zająć np. dział HR lub PR.
Narzędzia komunikacji wewnętrznej
Tak jak zewnętrzna komunikacja w biznesie, tak i ta wewnętrzna wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi oraz ich dobrania do konkretnej sytuacji komunikacyjnej. Nowoczesne organizacje coraz chętniej wdrażają rozmaite systemy informatyczne, które sprzyjają przejrzystemu przekazywaniu informacji. Można skorzystać np. z:
- platform do zarządzania zadaniami – aplikacje tego typu umożliwiają sprawne delegowanie zadań oraz monitorowania ich wykonania, a także szybką wymianę informacji między członkami zespołu,
- portali informacyjnych – dedykowane, wewnętrzne portale sprawdzają się w dużych korporacjach, głównie do przekazywania bieżących informacji o działalności przedsiębiorstwa,
- newsletterów z wiadomościami – wysyłanymi np. na e-maile pracownicze,
- komunikatorów – można posłużyć się darmowymi, wykorzystywanymi standardowo aplikacjami.
Nie można jednak zapomnieć również o mniej technologicznych, a bardziej „ludzkich” metodach komunikacji. Często – zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych czy też w przypadku konfliktu między członkami zespołu – najlepiej sprawdza się rozmowa w przyjaznej atmosferze. Dlatego też, zwłaszcza menadżerowie, powinni przejść szkolenia z zakresu komunikacji wewnętrznej oraz zarządzaniem zasobami ludzkimi. Dzięki temu będzie możliwe wypracowanie skuteczniejszej polityki komunikacyjnej w firmie.
