Wpływ przepisów RODO na zamówienia publiczne – szkolenia z RODO i zamówień publicznych.

Od maja 2018 r. obowiązują przepisy RODO, czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Przepisy RODO nakładają cały szereg obowiązków na administratorów danych osobowych osób fizycznych i mają wpływ na wiele dziedzin życia. W dzisiejszym artykule omawiamy jak obowiązki przewidziane w RODO wpływają na postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

RODO

Zgodnie z przepisami RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) samo posiadanie danych jest ich przetwarzaniem, a więc stajemy się automatycznie administratorem danych osobowych.

W przypadku zamówień publicznych będziemy mieli do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych na przykład:

• gdy jako Zamawiający będziemy przetwarzać dane osobowe Wykonawców i reprezentujących ich przedstawicieli w postaci osób fizycznych, a także gdy powołamy np. komicję przetargową, w której zasiadają osoby fizyczne,
• gdy ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego będziemy udostępniać Zamawiającemu dane osobowe naszych pracowników itp.

Wszelkie czynności, jak utrwalanie, przechowywanie w bazach danych elektronicznych bądź tradycyjnych, danych zarówno własnych pracowników, jak też osób fizycznych reprezentujących kontrahentów na podstawie dowolnego stosunku umownego wymaga zatem postępowania zgodnie z przepisami RODO. Należy bowiem mieć na uwadze, że bez względu na to czy Zamawiający bądź Wykonawca są osobami prawnymi, to jednak w imieniu w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego występują osoby fizyczne – dane osobowe tych osób powinny być przetwarzane zgodnie z wymogami RODO.

Czy przekazanie danych osobowych w ramach postępowania o zamówienie publiczne jest zgodne z prawem?

Przepisy RODO w art. 28 rozporządzania dopuszczają prawną możliwość powierzenia przetwarzania danych osobowych przez administratora danych osobowych innemu podmiotowi, więc przekazanie ich w ramach postępowania o zamówienie publiczne jak najbardziej jest zgodne z przepisami. Należy przy tym spełnić minimalne wymogi, aby móc przetwarzać tego typu dane i robić to w zgodzie a prawem. I tak:

• przetwarzanie danych osób fizycznych możemy powierzyć tylko podmiotom, które dają gwarancję odpowiedniego poziomu ochrony i przetwarzania danych zgodnie z wymogami RODO,
• upewnić się, że podmiot, któremu chcemy zlecić przetwarzanie danych osobowych spełnia odpowiednie wymogi możemy na wiele sposobów – w przypadku Zamawiającego zasadne jest już w SIWZ bądź w zapytaniu ofertowym określenie wymogów formalnych, które powinien spełnić Wykonawca; możemy oczekiwać od Wykonawcy złożenia odpowiednich oświadczeń, a także dostarczenia dodatkowej dokumentacji, która pozwoli nam ocenić stopień przygotowania technicznego i organizacyjnego Wykonawcy do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych.
• zgodnie z treścią art. 99 ust. 1 RODO ma ono zastosowanie od dnia 25 maja 2018 r., więc jeśli jesteśmy w trakcie realizacji zamówienia publicznego, a strony nie uzyskały odpowiednich dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów RODO, należy w najszybszym możliwym terminie uzupełnić dokumentację o stosowne oświadczenia Zamawiającego/Wykonawcy.
• zmiana umowy o udzielenie zamówienia publicznego jest co do zasady niedopuszczalna, jednak rozwiązanie tej sytuacji znajdziemy w art. 144 prawa zamówień publicznych (Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – Dz. U. 2004 Nr 19 poz. 177), który określa przypadki, w których takiej zmiany można dokonać.

Szkolenia z RODO i zamówień publicznych

Zarówno tematyka RODO, jak i prawo zamówień publicznych wymagają specjalistycznej i szczegółowej wiedzy. Ze względu na znaczenie obydwu aktów prawnych, jak też wysokość sankcji karnych, jakie grożą z tytułu nie przestrzegania przepisów prawa w powyższym względzie, warto rozważyć odpowiednie specjalistyczne szkolenia i kursy dla pracowników zaangażowanych w postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przetwarzanie danych osobowych. Szkolenia z RODO, jak też szkolenia z zamówień publicznych są na szczęście bardzo popularne, co sprawia że dostęp do tego typu kursów i szkoleń jest dobry w większości dużych miast. Oferta takich szkoleń jest oczywiście najszersza w Warszawie, ale znajdziemy takie kursy również w Krakowie, Wrocławiu, Katowicach, Łodzi, Gdańsku, Poznaniu czy Lublinie. Stale poprawia się również oferta szkoleń z RODO i zamówień publicznych realizowanych online, w trybie zdalnym. Co ważne są to często szkolenia prowadzone na żywo, a więc uczestnicy mają możliwość na bieżąco zadawać pytania prowadzącym oraz trenerom i uzyskać odpowiedzi na nurtujące ich pytania. Jest to znaczące usprawnienie względem tradycyjnych szkoleń e-learning, w których uzyskujemy dostęp do materiałów szkoleniowych zorganizowanych w postaci kursu czy wykładu, jednak bez możliwości uzyskania bezpośredniego kontaktu i zadania pytań bądź uzyskania indywidualnych konsultacji.

Gdzie znaleźć dobre szkolenie RODO oraz kursy i szkolenia z zamówień publicznych?

Decydując się na udział w szkoleniu poświęconym RODO bądź zamówieniom publicznym oraz prawu zamówień publicznych warto skorzystać z możliwości przeglądania wielu ofert, od różnych organizatorów. Umożliwiają to tzw. bazy szkoleń prowadzone przez specjalistyczne portale szkoleniowe i edukacyjne specjalizujące się w dostarczaniu informacji o szkoleniach i kursach biznesowych. Zebranie ofert od wielu firm szkoleniowych w jednym miejscu umożliwia szybsze odnalezienie odpowiedniego szkolenia, kursu czy warsztatu, zapoznanie się z jego programem merytorycznym oraz porównanie oferowanych cen.

Tematyka RODO oraz zamówień publicznych coraz częściej poruszana jest również w trakcie branżowych konferencji i kongresów, zwłaszcza w obszarze budownictwa, co pozwala zyskać ogląd w zmianach w prawie i zakresie ich odziaływania na przedsiębiorstwa.